1. Wie is verantwoordelijk?
Rent State is de eenmanszaak van Paolo Missaglia, gevestigd aan Franekereind 8, 8861 EC Harlingen en ingeschreven in het Handelsregister onder nummer 42169105. Rent State is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze privacyverklaring worden beschreven.
Voor privacyvragen kunt u contact opnemen via info@rentstate.nl of per post via het vestigingsadres.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij kunnen naam, functie, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, adres- en factuurgegevens, correspondentie en gegevens over een huisvestingsvraag, boeking of aangeboden accommodatie verwerken.
Voor een verblijf kunnen wij, voor zover noodzakelijk, namen en contactgegevens van bewoners, aankomst- en vertrekdata, voertuiggegevens en wettelijk vereiste identificatie- of registratiegegevens verwerken. Verstrek geen kopieën van identiteitsdocumenten tenzij Rent State daar uitdrukkelijk en met een geldige reden om vraagt.
Bij gebruik van de website kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals IP-adres, browsertype, apparaat- en loggegevens en informatie die nodig is om de website veilig en goed te laten functioneren.
3. Doeleinden en grondslagen
Wij verwerken gegevens om aanvragen te beantwoorden, offertes op te stellen, beschikbaarheid te onderzoeken en stappen te nemen voorafgaand aan een overeenkomst.
Wij verwerken gegevens voor het sluiten en uitvoeren van overeenkomsten, het coördineren van boekingen, bewonerscommunicatie, facturering, betalingen, klachten, incidenten en schadeafhandeling.
Wij verwerken gegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale administratie, bewaarplichten en rechtmatige verzoeken van bevoegde autoriteiten.
Wij kunnen gegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang bij beveiliging, fraudepreventie, kwaliteitsbewaking, relatiebeheer en de vaststelling of verdediging van rechtsvorderingen. Waar toestemming wettelijk vereist is, vragen wij die vooraf en kan deze worden ingetrokken.
4. Met wie delen wij gegevens?
Wij delen alleen gegevens die noodzakelijk zijn met accommodatieverschaffers, eigenaren, beheerders en andere partijen die betrokken zijn bij een aanvraag of boeking.
Daarnaast kunnen wij gegevens delen met hosting-, e-mail-, IT-, boekhoud-, betaal- en administratiedienstverleners, verzekeraars, professionele adviseurs en bevoegde autoriteiten. Met verwerkers maken wij waar nodig afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid.
Rent State verkoopt geen persoonsgegevens. Wanneer gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gebruiken wij een wettelijk toegestane doorgiftegrond en passende waarborgen.
5. Bewaartermijnen
Gegevens over een aanvraag die niet tot een overeenkomst leidt bewaren wij in beginsel maximaal twee jaar na het laatste inhoudelijke contact, tenzij eerder verwijderen passend is of langer bewaren nodig is voor een mogelijke vervolgrelatie of rechtsvordering.
Contract-, factuur- en betaalgegevens bewaren wij gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn, doorgaans zeven jaar. Boekings- en bewonersgegevens bewaren wij niet langer dan nodig voor het verblijf en de afhandeling daarvan, in beginsel maximaal twee jaar daarna, tenzij een wettelijke verplichting, klacht, schadeclaim of geschil langer bewaren vereist.
Technische beveiligings- en loggegevens worden zo kort mogelijk bewaard en in beginsel niet langer dan twaalf maanden, tenzij een incident of wettelijke verplichting een langere termijn rechtvaardigt.
6. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging en onrechtmatige verwerking. Alleen personen en partijen die de gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden krijgen toegang.
7. Uw rechten
U kunt verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van uw persoonsgegevens. U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang en toestemming intrekken voor toekomstige verwerking.
Stuur uw verzoek naar info@rentstate.nl. Wij kunnen om aanvullende informatie vragen om uw identiteit vast te stellen. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
9. Wijzigingen
Rent State kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, website of wetgeving verandert. De actuele versie staat op deze pagina.
Versie: 29 september 2026.